Notionのチーム導入に必要な3ステップ

Notionで大規模なチームを成功させるには、スムーズに運用を開始するためにちょっとした事前作業を行いましょう。まずはユースケースについて考え、自社のほかのツールを知り、チームにNotionの基本を教えます。

約 2分で読めます
コンテンツ
  • 1. Notionをどう使いたいかを理解する
  • 2. 自社のほかのツールを考慮し、Notionがどこにフィットするかを知る
  • 3. 成功に導くためにNotionの基本をチームに教える
  • チームのためのNotionの参考情報

プロセスを硬直的なツールに押し込もうとすると、多くの場合、情報が紛失したり、時間を浪費したり、作業の正確性を損ねたり、作業が反復的になったりするなど、何かが破綻してしまいます。ツールに柔軟性があれば、それぞれのチームのニーズに合わせてカスタマイズすることができ、より効率的な作業やコラボレーションを実現することができます。

エンジニアリングのロードマップやマーケティングのコンテンツカレンダーなど、社内のさまざまなチームがNotionをどのように活用しているか、私たちは常に目にしています。それぞれのワークスペースは、そのチームのニーズに合わせたユニークなものです。

しかし最も成功しているチームは、Notionで仕事を始める前に、Notionが自分たちのためにどう役立つかを考える時間をとっています。これにより、頭に思い描いたイメージ通りの、より良いシステムやワークフローを構築することができます。

1. Notionをどう使いたいかを理解する

Notionは汎用性の高いツールであるため、チーム内でどのように使いたいかを明確にし、何を実現したいかをすり合わせることが重要です。

  • Notionを使用する目的を定義する: Notionの組織への初期導入であれ利用範囲の拡大であれ、なぜこのツールを使用するのか、その理由を理解することが重要です。たとえばチームが会社の目標を明確に把握できない現状を打破し、社内の連携を強化するためにNotionを導入するのかもしれません。この利用目的の理解が、次のポイントへの足掛かりになります。

  • Notionで何を構築したいか話し合う: 目的を設定したら、それらの目的の達成に役立つシステムについて考えます。これはまだ、Notionの機能に特化したものである必要はありません。単に「全従業員が四半期ごとの会社の目標を確認できる場所を作る」というようなことでもよいでしょう。自分たちが何を望んでいるのかを知ることで、達成の仕方が分かってきます。

  • チームがどう使うかを考えてみる: Notionはコラボレーションを通じて、よりパワフルになります。さまざまなチームや個人がどう関わるかを理解することで、何を作り、何を達成できるか、より良いアイデアを得ることができるでしょう。Notionを使用するのはあなたのチームだけか、何人で使うか、部門横断的な使い方はするかなど、組織全体だけでなく使う人たちのことも考慮し、Notionの役割を考えてみましょう。

Notionを最大限に活用するためのアイデア

2. 自社のほかのツールを考慮し、Notionがどこにフィットするかを知る

会社では、仕事を進めるために多種多様なツールを使っていると思います。平均的な企業ではその数は88に上ります。どのようなツールがあり、何をするのか、どのチームが使っているのか。それらを知ることで、Notionがどこにフィットするのかを理解することができます。

既存ツール群とその中でのNotionの位置付けを検討する際に、いくつか考慮すべき点があります。

  • Notionをツールのエコシステムの中央に据えることにより、信頼性の高い最新の情報源として最適に機能します。社内のナレッジを整理し、コンテンツに文脈を与え、そして各チームのつながりを維持しつつも、チームの専用スペースで検討や計画、創造ができるスペースをNotionで実現しましょう。

  • Notionが多くの既存のツールを強化します。たとえば、Slackを使ってNotion上で構築した重要なプロジェクトの周知をし、Notion上のプロジェクト概要ページのトップにLoomの動画を掲載して、簡単なプロジェクト概要共有する、といったことが可能です。

  • Notionが異なるツールを結びつけます。NotionのAPI埋め込みで、異なるツールに存在する情報をNotionに集約することができます。これにより、多くのツールに都度アクセス権を付与したり、操作方法を学んだりする必要がなくなります。プロジェクトに関する情報がNotionの一か所にまとまるため、チームのコラボレーションが促進されます。

3. 成功に導くためにNotionの基本をチームに教える

Notionでできることはたくさんありますが、基本的な操作を理解することで、さまざまな機能を利用できるようになります。チームにいくつかのコアスキルを伝授することで、ツールを最大限に活用する方法を理解してもらうことができます。

  • Notionはブロックの上に構築されています。Notionの世界では、テキスト、ヘッダー、箇条書き、画像、動画など、すべての要素がブロックなのです。これらのブロックは、ドラッグ&ドロップで自在に移動することができます。

  • 「正しいやり方など無い」ということをチームに理解してもらいましょう。Notionの最善の使い方は、その柔軟性を生かして、何ができるか試してみることです。

  • よくあるユースケースをステップ・バイ・ステップで説明しましょう。こちらでNotionのすべてのテンプレートを参照できます。この中から1つを選んで、たとえばこのプロジェクト管理システムのように、カンバンを使用してカードを移動する方法を解説するのも良いでしょう。

  • あなたのチームにNotion 101シリーズを確認してもらいましょう。チームに必要なすべての基本機能はここで習得することができます。(ほかにもコンテンツはたくさんあります!)

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チームのためのNotionの参考情報

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